Die Ordnersynchronisierung für E-Mails und Dateien im Archiv - Zeit und Geld sparen!
Das von ARTEC patentierte EMA® Feature Ordnersynchronisierung ist bei Anwendern sehr beliebt. Es ermöglicht Benutzern, die gewohnte Ordnerstruktur des E-Mail-Postfaches auch in EMA zu nutzen. Damit wird neben der Volltextsuche eine zweite intuitive Suchmöglichkeit geschaffen. Der Anwender findet Inhalte einfach in der eigenen, gewohnten Sortierstruktur wieder. Der Zugang zu EMA erfolgt dabei unkompliziert direkt in der Oberfläche des genutzten E-Mail-Programmes.
Schnell und effizient arbeiten in der persönlichen Ordnerstruktur – auch im Dokumenten-Archiv
Die Ablage von Dateien folgt in Unternehmen oft keinen allgemeingültigen Regeln. Archiviert wird individuell sehr unterschiedlich. EMA kann die Ordnerstruktur von Fileservern übernehmen und im Dokumenten-Archiv 1:1 abbilden. Hier kommt das Modul File to Archive® zum Einsatz.
Es ist für Anwender ein großer Vorteil, bestehende Organisationsstrukturen auch im Archiv "baugleich" vorzufinden. So wird schnell und effizient gearbeitet. Das Unternehmen spart Zeit und Geld.
Effiziente Workflows sparen nicht nur Zeit, sondern sorgen für Zuverlässigkeit und Rechtssicherheit
Spannend ist auch die Möglichkeit, über definierte Eingangsordner Workflows in EMA auszulösen. Dazu können Dokumenten bei Ablage in definierten Ordnern Attribute zugeordnet werden. Diese definieren, was mit den Dokumenten als Nächstes passiert – zum Beispiel die Vorlage bei ausgewählten Personen.
So werden im Unternehmen eingehende Papierdokumente sinnvoll weiter verteilt und bearbeitet, zum Beispiel beim Rechnungseingang. Workflows können zuverlässig, rechtssicher und DSGVO-konform umgesetzt werden.
EMA-seitig sind dafür die Features Enterprise Attribute Editor und Facharchive sowie AD-Gruppen nötig.
EMA bietet darüber hinaus die Möglichkeit, ein 4-Augen-Prinzip umzusetzen. So können maßgeschneiderte Rechtekonzepte ideal eingehalten werden.
Die modulare Umsetzung wird individuell für jeden Kunden angepasst und ist Teil des ARTEC Professional Services. Kommen Sie gerne auf uns zu, wir zeigen Ihnen unverbindlich, was mit EMA alles möglich ist.
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