Volltextsuche
Alle Informationen jederzeit im Griff
Um schnellen, einfachen Zugriff auf die Inhalte zu gewährleisten, verfügen alle Lösungen von ARTEC über eine leistungsstarke Volltextsuche. Diese erstreckt sich nicht nur auf E-Mails, sondern auch auf Dateianhänge (Attachments), Dokumente und Dateien. So kann auf den gesamten Datenbestand über eine einzige Suchmaske bequem zugegriffen werden. Jedes Dokument beziehungsweise jede E-Mail wird direkt bei der Übernahme automatisch indiziert und unmittelbar in die Volltextsuche integriert.
Gegenüber den bislang oft üblichen, lokal angelegten Ordnerstrukturen hat dies den wesentlichen Vorteil, dass Anwender unternehmensweit innerhalb kürzester Zeit die benötigten Unterlagen finden und wiederherstellen können, ohne dafür den speziellen Speicherort kennen zu müssen. Durch die starke Performance der Volltextsuche bleiben auch sehr große Datenbestände jederzeit überschaubar und alle wichtigen Informationen stehen bei Bedarf schnell zur Verfügung.
Für noch mehr Überblick sorgt die Vergabe von Attributen (Tagging). Je nach Inhalt und Zuordnung können E-Mails oder Dokumente mit zusätzlichen Informationen versehen werden. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel projektbezogene Facharchive realisieren. Auch das "Einfrieren" von Informationen, die unter keinen Umständen aus dem Datenbestand oder Archiv gelöscht werden dürfen, etwa im Rahmen eines Legal Holds, ist auf diese Weise problemlos umsetzbar.
Zusätzlich können Rechte für bestimmte Benutzergruppen vergeben werden, um den Datenzugriff auf selektierte Nutzer zu beschränken.
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