Mit ARTEC auf dem Weg zur DSGVO-Compliance

Personenbezogene Daten sicher und transparent aufbewahren

In Form der neuen Europäischen Datenschutz-Grundverordnung treten weitreichende Regelungen rund um den Schutz personenbezogener Daten in Kraft. Die EU-DSGVO, international auch bekannt als GDPR, betrifft alle Unternehmen, Organisationen und Institutionen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten.

Die vier Schutzziele der DSGVO

Ein zentraler Bestandteil der Datenschutz-Grundverordnung sind vier wesentliche Schutzziele, die beachtet werden müssen:

• Vertraulichkeit
• Integrität
• Verfügbarkeit
• Belastbarkeit

Bei der Verarbeitung und Aufbewahrung personenbezogener Daten muss also jederzeit sichergestellt sein, dass diese nur für entsprechend Befugte zugänglich sind, vor Manipulationen und Veränderungen geschützt sind, bei Bedarf auch wirklich zur Verfügung stehen und auf entsprechend belastbaren, widerstandsfähigen Systemen gesichert und verarbeitet werden. Neben der Sicherung der Daten spielt aber bei Bedarf auch eine zuverlässige Löschung eine wichtige Rolle. Ein Stichwort ist hier das innerhalb der DSGVO umgesetzte, sogenannte "Recht auf Vergessenwerden": Personen, deren Daten verarbeitet wurden, können unter bestimmten Umständen verlangen, dass diese vollständig gelöscht werden.

Transparenz als Eckpfeiler

Einer der wichtigsten Eckpfeiler ist dabei der Faktor Transparenz: Es gilt, den Überblick über die innerhalb der Organisation verteilten Informationen zu bewahren oder zu gewinnen. In vielen Unternehmen stellt sich dies in der Realität allerdings als bunter, kaum überschaubarer Flickenteppich dar: Unstrukturierte Daten sind auf verschiedensten, teilweise historisch gewachsenen Systemen, Applikationen und Storagemedien verstreut. Ein vollständiges Wissen, welche Daten überhaupt vorhanden sind, ist dadurch kaum zu realisieren – ganz zu schweigen von der Möglichkeit, auf diese Information innerhalb einer angemessenen Zeitspanne und mit vertretbarem Aufwand zuzugreifen.

EMA®: Ein sicherer Ort für alle Daten

Genau an dieser Stelle kann das Archivierungs- und Informationsmanagement-System EMA von ARTEC IT Solutions als wichtiger Baustein im Rahmen einer übergeordneten DSGVO-Strategie ins Spiel kommen. Die vielfach praxisbewährte Lösung ermöglicht es, einen sicheren, transparenten und manipulationsgeschützten "Hafen" für sämtliche Unternehmensdaten zu schaffen. Dies gilt für alle relevanten Dokumenten- und Dateitypen – von E-Mails über klassische Schriftstücke bis hin zu Dateien in Filesystemen sowie Sprachaufzeichnungen. Selbst riesige Informationsmengen in verteilten Datenbeständen lassen sich durch die globale EMA-Volltextsuche über das gesamte Netzwerk in kürzester Zeit durchsuchen. Um rechtliche Anforderungen und Compliance-Regelungen umzusetzen, können zudem automatische Workflows zur termingerechten und rechtskonformen Löschung von Daten nach bestimmten Zeiträumen eingerichtet werden.

Das Thema "Vertraulichkeit" der Daten wird dabei übergreifend durch ein ausgeklügeltes Verschlüsselungskonzept sowie klar definierte Zugriffsregeln inklusive Vier-Augen-Prinzip sichergestellt.