Gewährleistung des Datenschutzes
Zu den Anforderungen an eine Archivierungslösung zählt auch die Gewährleistung des Datenschutzes. Dies umfasst sowohl interne Regelungen, etwa in Bezug auf die private E-Mail-Nutzung über Firmensysteme, als auch den Schutz des Archivs vor unbefugten Zugriffen und möglichen Manipulationen.
Häufige Schwachstelle: Der allmächtige Administrator
Gerade bei rein softwarebasierten Archivierungslösungen stellen die Zugriffsrechte des Netzwerkadministrators häufig eine datenschutzrechtliche Problematik dar. Denn wenn dieser weitgehend unkontrollierbar schalten und walten kann, wie er möchte, ist die Sicherheit des Archivs nicht mehr gegeben.
Intelligente Lösungen sorgen für Sicherheit des Archivs
Eine sinnvolle Lösung stellt das innovative Vier-Augen-Prinzip der EMA® dar. Damit kann beispielsweise festgelegt werden, dass der Zugriff auf gespeicherte E-Mails grundsätzlich nur gemeinsam mit einer weiteren Person, etwa einem Mitglied des Betriebsrats, erfolgen kann. Dieser zusätzliche Sicherungsmechanismus beugt Missbrauch wirksam vor und eignet sich dadurch in besonderem Maße auch zur Umsetzung betriebsinterner Datenschutzrichtlinien.
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