Die große Lüge um Zertifikate

"Geprüft revisionssicher und rechtskonform". Gerne werben die Anbieter von Archivierungslösungen mit vermeintlichen Zertifizierungen, um Vertrauen bei potenziellen Kunden zu schaffen.

Schöner Schein, wenig Gehalt

Es empfiehlt sich allerdings, dabei ganz genau hin zu schauen. Denn oft halten die "Gütesiegel" längst nicht das, was sie auf den ersten Blick versprechen. Viele Zertifizierungen beziehen sich einfach nur auf allgemeine betriebliche Kriterien und die Einhaltung interner Prozesse seitens des Herstellers. Solche Prüfungen sagen nichts oder nur sehr wenig über die tatsächliche funktionale und rechtliche Qualität eines Archivierungssystems aus.

Rechtliches Gütesiegel: Fehlanzeige

Bei der rechtlichen Betrachtung der Archivierung von E-Mails spielen diverse Verordnungen, Richtlinien und Gesetze eine Rolle, aus deren Kombination die Anforderungen und Spielregeln für die nötige Rechtssicherheit abgeleitet werden müssen. Allein diese Komplexität macht deutlich, dass es gar kein universelles Zertifikat oder Gütesiegel für diesen Bereich geben kann.

Eigene Prüfung statt Marketingaussagen

Unternehmen sollten sich deshalb nicht auf eventuell vorhandene "Prüfsiegel" vermeintlich unabhängiger Institutionen verlassen, sondern vor der endgültigen Entscheidung für eine Archivierungslösung im Praxistest sehr genau prüfen, ob diese den jeweiligen Anforderungen der Revision und sicherheitstechnischen Richtlinien wirklich in allen Details entspricht.