Rechtssichere Archivierung

Die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen ist für viele Unternehmen der Hauptgrund, sich mit dem Thema Archivierung zu beschäftigen. Doch was genau muss eigentlich erfüllt werden?

Kombination verschiedener Gesetze und Richtlinien

Eine rechtssichere Archivierung entsteht letztlich aus der Berücksichtigung und Kombination der unterschiedlichen gesetzlichen Richtlinien sowie der technisch sinnvollsten Vorgehensweisen. Eine Rolle spielen hier zum Beispiel die Abgabenordnung, das Handelsgesetzbuch, die GoBD und weitere Verordnungen. Da keine bestimmten technischen Vorgehensweisen vorgeschrieben sind, verbleibt ein gewisser Auslegungsspielraum. Das Prädikat "rechtssicher", mit dem viele Anbieter ihre Archivierungslösungen gerne schmücken, muss deshalb differenziert betrachtet und im jeweiligen Einzelfall überprüft werden.

Aufbewahrungsfristen und Originalzustand

Berücksichtigt werden müssen beispielsweise unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Diese können bei Daten mit steuerlicher Relevanz in der Praxis bei bis zu elf Jahren liegen, in Sonderfällen auch noch länger. Um nicht nur steuer-, sondern auch zivilrechtliche Anforderungen zu erfüllen, muss auf den unveränderten und belegbaren Originalzustand archivierter Daten geachtet werden. Dies lässt sich zum Beispiel durch eine eindeutige digitale Signatur und Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselungen erreichen.