Stubbing (k)eine Lösung

Einige Anbieter von Archivierungslösungen propagieren das so genannte "Stubbing", um die Datenmenge auf den lokalen Systemen zu reduzieren. Bei dieser Vorgehensweise werden E-Mails in die einzelnen Bestandteile (Header, Body, Attachment) zerlegt. Während der eigentliche Inhalt der Nachricht und die vorhandenen Dateianhänge auf einem separaten Storage-System gespeichert werden, verbleibt lokal im E-Mail-Client nur der Mail-Header.

Was zunächst gut klingt, hat in der Praxis allerdings deutliche Schattenseiten.

Rechtliche Problematik

Durch das Aufsplitten in die einzelnen Teile verliert die E-Mail ihren Originalzustand. Es ist dann schwer, zu einem späteren Zeitpunkt die unveränderte, manipulationsfreie Echtheit der Nachricht zu belegen. Gerade aus zivilrechtlicher Sicht kann dies zu erheblichen Schwierigkeiten führen, da so aufbewahrte E-Mails unter Umständen nicht beweiskräftig sind.

Erschwerte Suche und Wiederherstellung

Trotz integrierter Suchfunktionen kann das Auffinden bestimmter E-Mails aus dem Archiv bei Stubbing-Lösungen sehr aufwändig sein. Das liegt unter anderem daran, dass für die Standard-Suche direkt im Client nur die Informationen aus dem Header bereit stehen. Gerade die schnelle Recherche und Wiederherstellung archivierter E-Mails zählt allerdings zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der E-Mail-Archivierung.

Reduzierte Performance von Datenbanken

Durch die steigende Anzahl an Indexeinträgen in der Datenbank durch das Stubbing können sich die Systeme trotz eigentlich reduziertem lokalen Datenvolumen letztlich deutlich verlangsamen – es kommt zu einer sinkenden Performance, die unter Umständen wieder neue Investitionen in schnellere Hardware notwendig macht.