Stubbing für schlanke Systeme und performante Datenbanken?

Aus Performancegründen wird zur Entlastung lokaler Systeme häufig das so genannte "Stubbing" empfohlen. Bei dieser Vorgehensweise werden zusammengehörende Daten in ihre einzelnen Bestandteile zerlegt, separat gespeichert und erst bei Bedarf über entsprechende Verlinkungen wieder zusammengeführt. Besonders anschaulich lässt sich dieser Ansatz am Beispiel von E-Mails darstellen. Er gilt jedoch sinngemäß auch für viele weitere Datenformate wie beispielsweise zusammenhängende Dokumente auf Servern oder in Datenbanken. Im Falle der E-Mails werden diese beim Stubbing also zunächst in ihre einzelnen Bestandteile (Header, Body, Attachment) zerlegt. Während der eigentliche Inhalt der Nachricht und die Dateianhänge auf einem separaten Storage-System gespeichert werden, verbleibt lokal im E-Mail-Client nur der Mail-Header.

Dies klingt auf den ersten Blick nach einem pragmatischen Ansatz, der jedoch in der Praxis auch einige unerwünschte Nebeneffekte mit sich bringt:

Reduzierte Performance von Datenbanken

Die Aufteilung der Daten durch Stubbing kann kurzzeitig zur Reduzierung der Datenbestände und somit zur Entlastung der Systeme beitragen. Allerdings sind die Performanceprobleme damit leider noch nicht gelöst. Denn auch wenn das Datenvolumen lokal reduziert ist: Durch die vermehrten Indexeinträge und damit verbundenen Inhalte in der Datenbank können sich die Systeme beim Stubbing in der Praxis sogar noch deutlich verlangsamen. Um diese sinkende Performance auszugleichen, sind unter Umständen zusätzliche Investitionen in neue und schnellere Hardware notwendig.

Wenn Sie also Lasten verteilen möchten, dann lieber gleich richtig! Sprechen Sie uns gerne an, wie Sie relevante Dokumente und Anhänge in EMA® clever aufbewahren können, um tatsächlich die Last von Ihren lokalen Systemen zu nehmen.

Rechtliche Herausforderungen

Durch das Aufsplitten in die einzelnen Teile verlieren die Dokumente oder E-Mails ihren Originalzustand. Dies erschwert es, zu einem späteren Zeitpunkt die unveränderte, manipulationsfreie Echtheit zu belegen. Das spielt nicht nur bei der Beweislieferung, sondern insbesondere auch bei der Erfüllung der DSGVO eine wesentliche Rolle. Denn die Verordnung sowie einige weitere Gesetze und Richtlinien setzen für die Datenaufbewahrung den sicheren Schutz vor Veränderungen und Manipulationen voraus.

Schnelle Suche und Wiederherstellung kann erschwert sein

Das schnelle Auffinden und Wiederherstellen von Dokumenten ist einer der größten Mehrwerte einer performanten Archivierung. Bei Stubbing-Lösungen stehen für die Suche jedoch meist nur noch die Informationen aus dem E-Mail-Header bzw. lokal verbliebenen Teil des Dokuments bereit. Um wieder beim anschaulichen Beispiel von E-Mails zu bleiben: Das Auffinden einer bestimmten Mail kann sich rein über den Header als sehr zeitaufwendig und schwierig gestalten. Denn nicht immer ist beispielsweise eine sinnvolle Betreffzeile gewählt. Zudem kennt wohl fast jeder aus eigener Erfahrung den Fall, dass sich das besprochene Thema im Laufe eines längeren E-Mail-Wechsels deutlich verändert und längst nicht mehr zum ursprünglichen Betreff passt.

Fazit

Aufgrund all dieser Einschränkungen und Nebeneffekte hat sich ARTEC bei der Entwicklung von EMA bewusst gegen den Einsatz von Stubbing in seiner klassischen Form entschieden und setzt auf fortschrittlichere Technologien als Alternative. Sprechen Sie uns gerne für weitere Details an.