Umgang mit privaten E-Mails im Unternehmen – Datenschutz und Complianceanforderungen in EMA®
Sobald in einer Firma die Versendung von privaten E-Mails gestattet wird, kommt es unwillkürlich immer zu einem Konflikt zwischen Compliancevorgaben und dem Recht auf Privatsphäre – das Recht auf Vergessenwerden, das Löschen der privaten E-Mails. Es muss das Recht auf Löschung privater E-Mails geben und gleichzeitig müssen alle businessrelevanten E-Mails aufbewahrt werden. Wer trifft letztlich die Entscheidung was privat ist und was nicht? Wie geht ein Unternehmen mit dieser Frage um?
Grundsätzlich ist es empfehlenswert, die Verwendung privater E-Mails im Unternehmen auszuschließen. Aber selten kann man auf der grünen Wiese beginnen. Sollten also in einer Firma private E-Mails erlaubt sein oder wurden in der Vergangenheit geduldet, muss ein Konzept entwickelt werden, wie der Zugriff auf solche geschützt wird. EMA als E-Mail und Dokumentenarchiv bietet durch langjährige Erfahrung mit komplizierten Anforderungen unterschiedlichster Kunden sehr viele verschiedene Optionen.
Private E-Mails können in der Regel nachträglich nicht automatisch erkannt und als solche gekennzeichnet (geflaggt) werden. Sollte es aber die Regelung geben, dass private Korrespondenz vom Benutzer privat markiert wird, kann man diese so markierten E-Mails grundsätzlich von der Archivierung ausschließen oder man kann ein Recht zum Löschen privat markierter E-Mails für einen begrenzten Zeitraum, z.B. 30 Tage erlauben. EMA ist aber auch so konfigurierbar, dass ein Administrator private E-Mails nur maskiert bearbeiten, aber weder öffnen, noch den Betreff sehen kann. Um diese Einschränkung zu umgehen wäre dann wiederum eine 4-Augen-Anmeldung mit dem Betriebsrat nötig.
EMA kann hier in der Regel jeder beschlossenen Regelung folgen, es muss aber eine Abwägung erfolgen, welche Anforderung höher wiegt. Löschsperren lassen sich auf vielfältige Art einrichten, bis hin zum optionalen Case-Management für Rechtsabteilungen, die große Datenmengen schnell einfrieren müssen.
Es gibt prinzipiell folgende mehr- oder weniger gute Möglichkeiten, mit privaten E-Mails umzugehen:
Filterung von E-Mails, die als Privat markiert sind
Filterung auf Betreff [PRIVAT]
4-Augen-Prinzip für Admin-Zugriff, mit Betriebsrat
Zugriff per Admin-Einschränkung nur auf E-Mails ab neuer Betriebsvereinbarung
Betriebsrat darf EMA-Log überwachen und lesen
Mitarbeiter dürfen z.B. 30 Tage lang ihre Mails im Archiv löschen
Archivieren nur per Ordnersynchronisation, nach 30 Tagen in denen jeder alles aufräumen und löschen kann
Benutzer dürfen Mails jederzeit löschen
Benutzer nutzten Attribut "Privat"
Am Ende steht aber immer die Frage: Wer überwacht die Überwacher oder wer hat das letzte Wort im Unternehmen? Diese Frage kann letztlich nur jedes Unternehmen für sich selbst beantworten. Wir sind gerne bereit, Sie bei der Suche nach der besten Lösung zu beraten.
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