Big Data - Wissen ist Macht

Der Wert eines Unternehmens steckt im Wissen und Können seiner Mitarbeiter, in ihrer Lernfähigkeit, ihren Erfahrungen und in der Anpassungsfähigkeit an neue Marktgegebenheiten.

Viele Unternehmen schöpfen dieses Potenzial nicht voll aus, da es an die Kenntnisse und das Erinnerungsvermögen einzelner Mitarbeiter gebunden ist. Wenn auf unternehmenswichtige Daten kein zentraler Zugriff besteht, gibt es wenig Möglichkeiten, von den Erfahrungen aus der Vergangenheit oder von Kenntnissen aus dem Kollegenkreis zu profitieren. Häufig gibt es auch keine sicheren, komfortablen Mechanismen zum Schutz sensibler Unternehmensdaten.

Wettbewerbsvorteile mit EMA® - Informationen unternehmensweit bündeln

EMA bündelt Daten aus verschiedenen Systemen: E-Mails, SAP-Dokumente, Dateien von angebundenen Fileservern und Hardware-Appliances sowie auch Altdaten. Die verschiedenen EMA-Module (Mail, SAP, Print, Scan, File und Voice) bieten eine unternehmensweite Nutzung aller Daten.

Kostenersparnis durch schnelle Recherche

In vielen Unternehmen verbringen Mitarbeitende 10-20 % ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Dokumenten. Oft werden Dritte in die Suche einbezogen und wertvolle Arbeitszeit wird für die Recherche von Daten verschwendet

EMA ist besonders für unstrukturierte Unternehmensdaten geeignet und besitzt eine extrem schnelle Suchmaschine. Neben einer hochperformanten Volltextsuche wird auch die Suche nach Attributen ermöglicht, und es gibt verschieden kombinierbare Suchoperanden

Zum Beispiel: Suche mir eine E-Mail mit "Messebericht" im Betreff aber nicht "2022", die von Sender "Max Mustermann" an Empfängerin "Lea Lieber" übermittelt wurde.

Unternehmen können die Suche zusätzlich erleichtern durch die automatische Extraktion von Metadaten beim Import von Datenquellen. Hierfür stehen mit dem EMA Feature "Enterprise Attribute Editor" 200 verschiedene Attribute zur freien Verfügung. Zum Beispiel können Kundennummern aus Standard-Geschäftsbriefen automatisch extrahiert werden. So ermöglicht EMA eine noch gezieltere Suche als die Volltextsuche. Mit Hilfe von Linking-Attributen können Akten gezielt beim Import verknüpft und Sammlungen von Dokumenten als digitale "Akte" abgelegt werden. Dies spart wertvolle Arbeitszeit ohne personellen Einsatz.

Persönliche Ordnungssysteme abbilden in EMA

Mit Hilfe des EMA Features "Ordnersynchronisation" können die persönlichen Strukturen von Mitarbeitenden im E-Mail-System oder die Struktur von Fileservern übernommen werden. Je nach Vorliebe wird die persönliche Suche auch hier unterstützt, ohne dass Administrationshandgriffe nötig sind. Mitarbeitende können ihre gewohnten Systeme, wie beispielsweise Outlook, verwenden. So wird schnell und effizient gearbeitet. Es entstehen keine Schulungskosten für Fremdsysteme wie z. B. SAP. Das Unternehmen spart Zeit und Geld.

EMA sorgt für sicheren Datenzugriff bei komfortabler Administration

Mit EMA lassen sich Rollen und Rechte aus zentralen Verzeichnisdiensten des Unternehmens unternehmen. So ist immer gewährleistet, dass die Mitarbeitenden nur diejenigen Daten sehen, auf die sie auch im Ursprungssystem Zugriff haben.

EMA ist ein wahrer Datentresor: verschlüsselt, signiert und mit einem Zeitstempel versehen werden Dokumente auf einem Speichersystem der Wahl archiviert. Vorzugsweise verwenden wir das hauseigene Produkt VSTOR® Vault MD1400, einen Direct Attached Storage. Hier übernimmt EMA das Speichermanagement und verschlüsselt sogar das Filesystem, sodass ein Cyberangriff von außen aufgrund fehlender Adressierungsmöglichkeit unmöglich ist – der Speicher kommt ohne IP-Adresse aus.

EMA Lösungen lassen sich in kürzester Zeit mit wenigen Klicks und Basisinformationen in Betrieb nehmen ohne die bestehenden Applikationen oder die IT-Infrastruktur zu verändern. Das spart Zeit und Geld.

Auch Updates laufen grundsätzlich "geräuschlos" ab, denn alle EMA Versionen sind immer abwärtskompatibel.

EMA spart Kosten bei Migrationen

Bei Fileservermigrationen, dem Wechsel von E-Mail-Systemen wie von Exchange zu O365 oder dem Wechsel SAP R/3 zu SAP S/4HANA leistet EMA als Recherchequelle für Altdaten den Mitarbeitenden große Dienste. E-Mails oder Dokumente lassen sich komfortabel finden und können leicht in das neue System zurückgespielt werden, sodass man mit einem frischen System beginnen kann, ohne auf die Nutzung von Altdaten verzichten zu müssen. Das spart Betriebskosten, denn Altsysteme können schneller abgeschaltet werden, wenn alle Daten in EMA verfügbar sind. Auch der Austausch von Speichersystemen ist leicht realisierbar, denn EMA ist unabhängig davon, unterstützt alle auf dem Markt vorhandenen Systeme und passt sich den immer wieder neuen Markttrends an.

Fazit: EMA ist so viel mehr als nur ein E-Mail- und Dokumenten-Archiv

EMA leistet einen wertvollen Beitrag zur Nutzung von Wissen in Unternehmen, spart dem Unternehmen täglich Zeit und Geld, bewahrt Erfahrungen und Wissen auch für neue Mitarbeiter oder ferne Kollegen, sichert wertvolle Dokumente aller Art und bietet rechtssichere Beweise bei gerichtlichen Auseinandersetzungen. Unternehmenswerte werden langfristig gesichert.