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Beherrscht die Informationsflut - das EMA® Feature "Facharchive/Aktenbildung"

Wenn viele Mitarbeiter zusammenarbeiten, entstehen oft genauso viele Ordnungssysteme. Mit EMA können Sie sofort oder nachträglich Ordnung und Transparenz schaffen. Dabei muss anfangs noch nicht festgelegt werden, welche Strukturen später tatsächlich in der Praxis gebraucht werden. EMA ist flexibel und passt sich an Ihre Bedürfnisse an.

Aktenbildung – Ordnung schaffen durch das Linking von Dokumenten

Durch das Linking von Dokumenten können "digitale Aktenordner" erzeugt werden. Alle Dokumente eines Vorgangs werden unter einer Kennung zusammengefasst, zum Beispiel der Kundennummer.

Der Arbeitskomfort wird wesentlich verbessert. Linking funktioniert über alle von EMA unterstützen Quellen hinweg: Verbinden Sie die E-Mail-Kommunikation mit SAP-Daten, gescannten Laufzetteln, gedruckten Rechnungen und sogar wichtigen aufgezeichneten Telefonaten. Alle revisionssicher in EMA abgelegten Dokumente können auch nachträglich durch neue Informationen ergänzt, strukturiert und erweitert werden.

So ist zum Beispiel eine praxisnahe, pragmatische Lösung zum Vertragsmanagement ohne den Overhead eines teuren Dokumentenmanagement-Systems schnell und ohne Ausfallzeiten eingerichtet. Mitarbeiter können in ihrem gewohnten E-Mail-Client arbeiten. Das spart Kosten und sorgt trotzdem für entspanntes Arbeiten.

Beim "Linking" sieht grundsätzlich jeder Mitarbeitende nur die E-Mails und Dokumente, für die er auch im E-Mail-Client und auf dem Fileserver des Unternehmens berechtigt ist.

Facharchive – ein Werkzeug für wahre Teams

Wenn Mitarbeiter einer Abteilung gemeinsam Aufgaben bearbeiten, ist es nützlich, wenn Informationen nicht nur für eine Person sichtbar sind, sondern für das gesamte Team. Hierfür bietet das Feature "Facharchive" die perfekte Lösung.

Dokumente können individuell einer berechtigten Gruppe zugewiesen werden. Der Zugriff erfolgt pro Dokument: ein oder mehrere Facharchive werden als Attributwert hinterlegt. Eine Gruppe von Mitarbeitern erhält Zugriff auf ein Facharchiv und sieht somit alle betreffenden Dokumente. Jeder Mitarbeiter kann bestimmen, ob ein Dokument oder eine E-Mail für alle wichtig ist und dafür sorgen, dass Informationen im Team richtig verteilt werden. Zum Beispiel können Bewerbungen für das Facharchiv "HR" freigegeben werden, oder Rechnungen für das Facharchiv "Buchhaltung".

Das Attribut Facharchiv muss dabei nicht zwingend für jedes Dokument einzeln eingestellt werden. Es kann auch automatisiert vergeben werden: per Regeln beim Archivieren, per Ordnersynchronisierung direkt aus Outlook oder im Rahmen von EMA-Workflows und Attribute-Regelwerken.

Wenn man zusätzlich das EMA Feature "Active Directory Gruppen" besitzt, ist die Administration der Facharchiv-Gruppe sehr einfach. EMA zieht sich dann bei jeder Anfrage die Informationen über die Mitglieder des Facharchives aus dem zentralen Verzeichnisdienst, dem Active Directory des Unternehmens. EMA deckt in diesem Zusammenhang viele weitere Sonderfälle für hochsensible Daten ab, zum Beispiel verschiedene Stellenwechselszenarien.

Technischer Hintergrund

Das Feature Facharchive unterscheidet in der Funktionalität zu regulären Vertreterregelungen und Postfachberechtigungen dadurch, dass Dokumente einzeln einem Facharchiv – einer Benutzergruppe – zugeordnet werden können und nicht nur global, wie es z.B. bei einer Urlaubsvertretung üblich ist. Die Vergabe des Attributes Facharchive kann jedoch auch automatisiert oder teilautomatisiert erfolgen, z.B. bei Ablage des Dokumentes in einem E-Mail-Ordner oder Hotfolder auf einem Fileserver.

Das Feature Facharchive in der Preisliste enthält die Funktionalität zur Aktenbildung/Linking. Kunden, die das Feature Facharchive bereits lizensiert haben, besitzen die Funktion Linking seit Update 6.07.

In der Administrationsoberfläche von EMA im Enterprise Attribute Editor ist es möglich, einem oder mehreren beliebigen Attributen die Funktion "Linking" zuzuordnen. Dies könnte zum Beispiel das Attribut Kundennummer sein. Ein denkbarer Workflow wäre, dass die Kundennummer schon beim Import in EMA mit dem Modul "Scan to Archive®" automatisch erfasst wird. Scan to Archive ermöglicht eine gezielte Indizierung für digitale oder Papierdokumente. Alle E-Mails und Dokumente, die zu dieser Kundennummer gehören, sind nun bei Aufruf des Viewers nach Finden nur eines Dokumentes sofort präsent und im direkten Zugriff, ohne erneut suchen zu müssen. Ordnung kommt ins System und das mit nur sehr wenigen Handgriffen durch die Administratoren.

Wenn mehrere Attribute als Linking-Attribute gekennzeichnet werden, kann auch eine tiefergehende Organisationsstruktur erzeugt werden, beispielsweise wenn Kundennummer und Projektnummer als Linking-Attribute gekennzeichnet werden. Ein Kunde kann viele laufende Projekte besitzen, bei einer Suche erhält der Nutzer dann einen strukturierten Überblick über alle Kundenprojekte. Man kann im EMA-eigenen E-Mail- und Dokumentenviewer somit jederzeit auf mehreren Achsen und Dimensionen Bezüge verfolgen, vor- und zurücknavigieren und alle relevanten Informationen sofort sehen.