EMA® for SAP Solutions - Der ArchiveLink-zertifizierte Content-Server

SAP-Dokumente effizient auslagern und einfach zu S/4HANA migrieren

EMA for SAP Solutions verwaltet alle SAP-Dokumente intelligent, rechtssicher und kosteneffizient. Durch die Auslagerung der Dokumente wird das SAP-System wesentlich entlastet und die Migration zur S/4HANA deutlich erleichtert. Alt-Systeme können ohne Downtime migriert werden. Der Wartungs- und Administrationsaufwand einer EMA ist zudem sehr gering.

Die schlanke Alternative zum teuren DMS: EMA for SAP-Solutions

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Durch SAP-Anwendungen wie Enterprise Ressource Planning, Finanzen, Logistik oder Personal entstehen riesige Mengen an Dokumenten und Daten. Diese müssen nicht nur entsprechend rechtlicher Vorgaben und vor Cyberattacken geschützt aufbewahrt werden, sondern erzeugen auch eine große Last auf den SAP-Systemen. Die Erfassung und Workflowverarbeitung stellen dabei eine große Herausforderung dar.

Häufig wird hierfür eine DMS-Lösung mit angeschlossenem Archiv eingesetzt. Allerdings wird meist nur ein sehr geringer Bereich der umfangreichen Systeme tatsächlich für die Archivierung in SAP genutzt. Der Kosten- und Wartungsaufwand steht in keinem Verhältnis zum tatsächlichen Nutzen. Zusätzlich konkurrieren die umfangreichen DMS-Systeme häufig mit der SAP-Lösung um die Stellung als Primärsystem.

EMA for SAP Solutions hingegen passt sich ideal an SAP an. Vom integrierten SAP Content-Server über die Anbindung per SAP-zertifizierter ArchiveLink-Schnittstelle und Scan-Lösung bis hin zur rechtssicheren Archivierung bietet EMA eine ideale Ergänzung zu SAP.

Information Lifecycle- und Data-Management

Egal ob FI, ERP, LE oder HCM: EMA bewahrt SAP-Dokumente aller Art vom Capturing über den kompletten Lifecycle bis hin zur fristgerechten Löschung sicher auf, auch SAP-Drucklisten und Datenbankreorganisationsdateien. Das Live-Archiv bietet jedem Mitarbeiter eine sekundenschnelle Volltextsuche auf alle archivierten Dokumente.

Geringe Wartung und Administration

Herkömmliche Archive auf Basis von SAP ArchiveLink erzeugen kontinuierlichen Aufwand für Maintenance oder Datenbankpflege. EMA bietet eine elegante Lösung: Durch wenige Standardeinstellungen in ihrem SAP-Basissystem wird sie auf direktem Wege eingebunden und sorgt für einen vollautomatischen, reibungslosen Ablauf, ohne den Einsatz zusätzlicher Middleware. Es ist kein tägliches Backup und keine weitere Betreuung notwendig.

Legal Hold Management mit EMA

Häufig müssen Informationen zur Beweissicherung bei rechtlichen Auseinandersetzungen aus unterschiedlichsten Quellen mühsam zusammengesucht werden – was mit extremem Aufwand verbunden ist. Mit der hochperformanten Volltextsuche von EMA lassen sich notwendige Recherchen schnell erledigen. Das spart nicht nur Nerven, sondern Zeit und Geld.

Maximale Sicherheit On Premise, in der Cloud oder hybrid

Alle Daten werden in EMA digital signiert und absolut unveränderbar aufbewahrt. Damit erfüllen sie allen rechtlichen Anforderungen, wie beispielsweise aus der DSGVO. Residenzzeiten von Dokumenten können komfortabel verwaltet werden, wenn gewünscht nach Nutzergruppen, automatisiert, und mit Überwachung der Administration.

Mit dem integrierten Speichermanager kann der Datenbestand auf mehrere Speichermedien und Standorte verteilt werden. Besonders empfiehlt sich hierzu die perfekt auf EMA abgestimmte Storage-Serie VSTOR®. Aber auch alle anderen am Markt verfügbaren Speicher- und WORM-Medien werden unterstützt. Mit den ARTEC-eigenen WORM-Technologien kann zudem auch jeder herkömmliche Speicher problemlos in ein WORM-Medium verwandelt werden. Mit dem ausgeklügelten Sicherheitskonzept von EMA werden Daten zuverlässig vor unberechtigten Zugriffen geschützt – egal ob On Premise, in der Cloud oder hybrid.

ARTEC-Technologie im Detail:

• Synchronisierung von Metadaten
  Archivierte SAP-Dokumente können vollautomatisch um Metadaten ergänzt und diese via RFC-Call abgefragt werden. Das können z. B. Dateiname, Autor, Beschreibung, SAP-Objekt, Objekt-ID und Belegnummern sein. Zusätzlich können beliebige weitere Metadaten aus den SAP-Business-Objekten hinzugefügt werden.
• Live-Migration bestehender Content Repositories
  Migrationen mit EMA sind geräuschlos und ohne Downtime. Bestehende, per SAP ArchiveLink abgelegte Dokumente, Drucklisten und Datenbankreorganisationsdateien werden im laufenden Betrieb von jedem SAP ArchiveLink-konformen Altsystem in den EMA SAP Content Server migriert.
• Datenerfassung und Dokumenten-Capturing
  EMA bietet Capturing und Verarbeiten von Dokumenten für diverse SAP-Szenarien, spätes und frühes Ablegen mit Barcode, bis hin zur vollautomatischen Zuordnung zu den SAP-Business-Objekten bzw. dem Einstieg in Workflows.
• Dauerhafte Entlastung des SAP-Systems und Migration zu S/4 HANA
  EMA macht SAP-Datenbanken schlank und verringert dadurch Zeit und die Komplexität bei der Migration zu S/4 HANA deutlich. Das spart Zeit und Geld.