EMA® für SAP Solutions -
Cleveres Datenmanagement im SAP-Umfeld mit EMA

Herausforderung: Datenmanagement im SAP-Umfeld

Ein großer Teil des Wirtschaftslebens wird weltweit mit Lösungen von SAP abgewickelt. Auf Basis der eingesetzten Anwendungen beispielsweise für Enterprise-Resource-Planning (ERP), Logistik, Personal- oder Finanzwesen entstehen branchenübergreifend weltweit große Mengen rechtlich relevanter Dokumente und Daten. All diese Informationen müssen nicht nur entsprechend rechtlicher Vorgaben sicher aufbewahrt werden, sondern erzeugen auch eine große Last auf den bestehenden SAP-Systemen. Zudem stellen meist alleine schon die Erfassung und Workflowverarbeitung eine große Herausforderung dar.

Zur Lösung dieser Aufgabenstellungen wird klassischerweise eine DMS-Lösung mit angeschlossenem Archiv eingesetzt. Allerdings wird meist nur ein sehr geringer Bereich der umfangreichen Systeme tatsächlich für die Archivierung in SAP genutzt. Somit steht der Kosten- und Wartungsaufwand in der Regel in keinem Verhältnis zum tatsächlichen Nutzen. Zusätzlich konkurrieren die eingesetzten umfangreichen DMS-Systeme häufig mit der SAP-Lösung um die Stellung als Primärsystem.

Clevere Lösung: EMA in Verbindung mit SAP-Daten

Die Lösung für ein intelligentes, rechtssicheres und bezahlbares Datenmanagement mit wenig Administrationsaufwand lautet EMA. Dabei handelt es sich um ein ganzheitliches System, das bereits sämtliche Anforderungen an eine moderne SAP-Informationsmanagement-  und Archivierungslösung implementiert hat. EMA bietet alles in einer zentralen Lösung: Vom integrierten SAP Content Server über die Anbindung per SAP-zertifizierter ArchiveLink-Schnittstelle bis hin zur rechtssicheren Datenhaltung.

Das ermöglicht EMA im SAP-Umfeld:

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• Information Lifecycle- und Data Management
  EMA ist ein Data Management System für SAP Solutions zur Aufbewahrung und Verarbeitung von SAP-Dokumenten, SAP-Drucklisten und Datenbankreorganisationsdateien sowie zum direkten Live-Zugriff über die EMA-Volltextsuche.
• Synchronisierung von Metadaten
  Ergänzung bereits archivierter SAP-Dokumente um Metadaten, die via RFC-Verbindung aus SAP abgefragt werden, u.a. Dateiname, Autor, Beschreibung, SAP-Objekt, Objekt-ID und Belegnummern. Zusätzlich können beliebige weitere Metadaten aus den SAP-Business-Objekten hinzugefügt werden.
• Live-Migration bestehender Content Repositories
  Migration bestehender, per SAP ArchiveLink abgelegter Dokumente, Drucklisten und Datenbankreorganisationsdateien von jedem SAP ArchiveLink-konformen Altsystem in den EMA SAP Content Server.
• Datenerfassung und Dokumenten-Capturing
  Capturing und Verarbeiten von Dokumenten für diverse SAP-Szenarien, spätes und frühes Ablegen mit Barcode, bis hin zur vollautomatischen Zuordnung zu den SAP-Business-Objekten bzw. dem Einstieg in Workflows.
• Dauerhafte Entlastung des SAP-Systems und Migration zu S/4 HANA

Zusätzliche Vorteile mit EMA:

Geringe Wartung und Administration
Herkömmliche Archive auf Basis von SAP ArchiveLink werden in der Regel auf Betriebssysteme aufgesetzt und erzeugen kontinuierlichen Aufwand für Maintenance oder Datenbankpflege. Tägliche Backups erfordern eine zeitgenaue Koordination mit dem SAP Backup, um tatsächlich alle Datenbestände mit den jeweiligen Datenbanken und Speicherpools synchron zu halten.

EMA hingegen bietet als vollintegriertes System eine elegante Lösung für diesen großen Administrationsaufwand und vereint alle Facetten von Datenmanagement und Archivierung in SAP-Umgebungen innerhalb einer Lösung. EMA wird dabei durch wenige Standardeinstellungen in Ihrem SAP-Basissystem auf direktem Wege eingebunden und sorgt für einen reibungslosen Ablauf ohne den Einsatz zusätzlicher Middleware.

Sicherheit und Speichermanagement
Alle Daten werden in EMA digital signiert, unveränderbar aufbewahrt und bleiben jederzeit unerreichbar für Cyberattacken. Insbesondere die Erfüllung rechtlicher Anforderungen wie beispielsweise der GoBD oder EU-DSGVO können auf diese Weise mit EMA umgesetzt werden.

Mit dem integrierten Speichermanager kann der Datenbestand zudem auf mehrere Speichermedien und Standorte verteilt werden. Besonders empfiehlt sich hierzu die perfekt auf EMA abgestimmte Storage-Serie VSTOR®. Aber auch alle anderen am Markt verfügbaren Speicher- und WORM-Medien werden unterstützt. Mit den ARTEC-eigenen WORM-Technologien kann zudem auch jeder herkömmliche Speicher problemlos in ein WORM-Medium verwandelt werden. Mit dem ausgeklügelten Sicherheitskonzept von EMA können Daten somit zuverlässig vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden – egal ob inhouse oder in der Cloud.

Von Big Data zu Smart Data
EMA bietet neben dem Management von SAP-Dokumenten auch die Möglichkeit, beliebige andere Datenquellen aus dem Unternehmen einzubeziehen und strukturiert in SAP-Vorgängen abzulegen. Dies umfasst zum Beispiel unstrukturierte Daten wie E-Mails, Fileserver-Dateien, gescannte Papierdokumente, Druckerdateien und sogar Sprachaufzeichnungen. All dies kann mit EMA in einem zentralen System erfasst, sicher gespeichert, rechtskonform archiviert und effizient genutzt werden. So entsteht ein zentrales Informationsmanagement basierend auf einer einzigen Lösung. Aus "Big Data" kann auf diese Weise endlich "Smart Data" werden.

Beweissicherung und Beweislieferung
Im Zuge rechtlicher Auseinandersetzungen oder aus Datenschutz-Gründen kommt der Beweissicherung in Unternehmen eine immer größere Bedeutung zu. Bisher mussten Daten und Informationen zu diesem Zweck aus unterschiedlichsten Quellen und Lösungen mühsam zusammengesucht werden – was oftmals eine schier unlösbare Aufgabe darstellte oder mit extremem Aufwand verbunden war. Mit dem zentralen Datenmanagementsystem EMA lassen sich notwendige Recherchen über verschiedenste Datenquellen hinweg – auch in Aggregation mit SAP-Daten – schnell und zielführend durchführen. Alle Daten sind dabei über die globale Suche in EMA über mehrere Standorte hinweg im direkten Zugriff.