Leyes y normativas

Muchos parágrafos, una sola declaración: Archivar es necesario

Importante de saber: E-mails con contenido empresarial, son tratados como cartas comerciales (según Ley: §257 Handelsgesetzbuch). Estos requieren el mismo trato que documentos empresariales.

Asi se demuestra en la practica que existe una obligación de almacenamiento, como minimo de diez años, a E-Mails con contenido fiscal o contable. Al igual la obligación de almacenar minimo seis años cualquier otro documento relacionado al ámbito empresarial. Esos mismos tienen que ser, a cada momento, localizables y restaurables en formatos originales.

Aparte de las normativas del código de comercio y las tasas de regularicación, también son las reglas al acceso de datos y demostrabilidad de documentación digital (llamada "GDPdU"), la directiva Basel II y el Sarbanes-Oxley Act son también puntos muy importantes, cuando se trata de archivar E-mails y documentos digitales.

Párrafo 147

Párrafo 147 del código tributario nombra documentos a archivar, aquellos documentos que son tratados como cartas comerciales o empresariales, que van siendo enviados o recibidos por medio de correo electrónico, al igual todos los documentos que van relacionados al ámbito fiscál.

Normativas GDPdU

La GDPdU es de importancia para empresas, cuando inspectores financieros piden acceso a sistemas informaticos para efectuar una auditoría. En los principios viene reflejado que datos relevantes a la gestión financiera, deben presentarse en un formato evaluable para la software de exáminación usado por hacienda.

Normativas Basel II

Las indicaciones de los acuerdos Basel II, tienen que ser tomadas en cuenta por parte de las empresas, referiendose a las clases individuales de bonificación. Una atención especial se dirige al correspondiente managment de riesgo que incluye la aplicación del deber a archivar E-Mails. Si empresas presentan un déficit en este sentido, tiene que contar con una reducción de su bonificación hasta llegar a la denegación de créditos.

Sarbanes-Oxley Act

El Sarbanes-Oxley Act es una ley americana que actua sobre la bolsa norteamericana al igual incluye empresas norteamericanas que efectuan negocios con empresas extranjeras. En primer lugar describe leyes para la mejoría de calidad relacionados a informaciones financieros.